Le départ d’un collaborateur ne se résume pas à récupérer son ordinateur. Comptes, messagerie, fichiers, téléphone et licences doivent être traités au bon moment pour protéger l’entreprise tout en assurant la continuité du travail.
La checklist en 10 points
- Fixer la date et le responsable : RH, manager et support informatique doivent partager l’heure de fin des accès et savoir qui valide chaque action.
- Recenser les comptes : session, messagerie, applications métiers, outils cloud, portails fournisseurs, réseaux sociaux et accès aux locaux.
- Organiser les fichiers : identifier les dossiers utiles, transférer leur propriété et vérifier qu’ils se trouvent dans un espace maîtrisé par l’entreprise.
- Préparer la messagerie : définir une réponse automatique, la personne de relais et la durée utile, dans le respect de la charte informatique et de la vie privée.
- Transférer les responsabilités : agendas partagés, boîtes fonctionnelles, groupes, dossiers clients et automatisations ne doivent pas rester attachés à une seule personne.
- Fermer les accès au bon moment : désactiver les comptes, sessions ouvertes, moyens de double authentification, badges et autorisations distantes dès la fin du contrat.
- Récupérer le matériel : ordinateur, téléphone, écran, chargeurs, casque, badge, clés, carte SIM et tout équipement confié.
- Réaffecter la téléphonie : numéro, file d’appels, renvoi, message d’accueil et terminal doivent suivre l’organisation choisie.
- Libérer les licences : retirer ou réattribuer les abonnements sans supprimer trop tôt les données encore nécessaires.
- Contrôler et documenter : vérifier la liste après le départ, conserver la trace des actions et planifier la suppression définitive selon vos règles de conservation.
À éviter
Ne demandez pas le mot de passe personnel du collaborateur et ne transformez pas sa boîte nominative en archive permanente. Les règles de consultation, de relais et de fermeture doivent être prévues en amont et communiquées.
Une procédure réutilisable
La meilleure checklist est préparée dès l’arrivée : inventaire du matériel, liste des droits par fonction et responsable de chaque outil. Au départ suivant, l’entreprise ne dépend plus de la mémoire d’une seule personne.
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Sources utiles
- CNIL — Gérer les habilitations
- CNIL — L’accès à la messagerie d’un salarié en son absence
- ANSSI et CPME — Guide des bonnes pratiques de l’informatique
Informations vérifiées le 21 août 2026. Adaptez la procédure à votre charte informatique, à vos obligations et au contexte du départ.